Vaga para Assistente Pessoal do Diretor Geral - Maputo
Av. da Namaacha, Maputo, Moçambique
Tempo inteiro
Descrição da empresa
SGS Moçambique, Lda afiliada da SGS (Société Générale de Surveillance, SA), empresa líder mundial em testes, inspeção e certificação, reconhecida como referência global em sustentabilidade, qualidade e integridade. Com mais de 98.000 funcionários e 2.650 escritórios e laboratórios ao redor do mundo. Operando em todas as províncias de Moçambique, desde 1962, com 3 escritórios regionais em Maputo, Beira e Nacala, está procurando por SGS Moçambique Lda e SGS MCNet Moçambique Lda Managing Director Personal Assistant , (MD PA) com sede na cidade de Maputo, sob os termos de referência abaixo.
Descrição do emprego
1. OBJETIVO PRINCIPAL DO TRABALHO
O principal objetivo desta posição é manter uma assistência administrativa sólida e profissional à SGS Moçambique e ao Diretor Geral (MD) da SGS MCNet, fornecendo um suporte eficaz e eficiente. O titular desta função deve certificar-se de que todos os assuntos administrativos do MD sejam bem gerenciados. Interagir de perto com os membros da equipe de gestão e executar quaisquer outras tarefas razoáveis atribuídas pelo gerente de linha direta com comportamento estritamente privado e confidencial e total adesão à legislação local e às políticas e procedimentos do grupo.
2. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES
Fornecer um serviço abrangente de secretaria e administração ao MD.
Desenvolver, manter e revisar sistemas de administração para atingir a máxima eficiência.
Manter e organizar o diário do médico, o sistema de arquivamento e todas as outras áreas relevantes, conforme necessário.
apoiar o MD em seus projetos, propostas, licitações, etc. por meio de pesquisa, consultoria e gerenciamento de equipe.
Elaborar discursos, artigos, briefings e propostas de projetos conforme solicitado pelo MD.
Facilite reuniões, agende reuniões de debriefing para que ações de acompanhamento possam ser implementadas. Além disso, organize refrescos, assentos e faça atas.
Responder às dúvidas do diretor geral e de outras partes interessadas de maneira oportuna e profissional, tanto oralmente quanto por escrito.
Coordenar todos os preparativos de viagem do MD e dos membros da alta gerência
Compilar documentos de MD e garantir que sejam enviados em tempo hábil para as reuniões. Circular relatórios, atas e pautas para reuniões da equipe de gestão.
Ser responsável por receber consultas e fornecer um serviço de encaminhamento eficaz a todos os contatos do MD.
Manter o arquivo de reclamações e garantir que todas as reclamações sejam respondidas dentro dos prazos estipulados.
Manter e atualizar continuamente todas as listas de e-mail do MD.
Garantir a gestão e atualização eficazes de todas as bases de dados relevantes.
Estabelecer relações positivas e profissionais com colegas e visitantes.
Ser amável, profissional e acessível o tempo todo.
Desempenhar quaisquer outras tarefas compatíveis com as responsabilidades do cargo.
2.1 Critérios-chave do juiz
Agenda do MD bem administrada.
Acompanhamento das ações bem endereçadas dentro do cronograma.
Confidencialidade.
2.2. Principais relacionamentos
Liderança da SGS.
Membros da equipe de gestão.
Todos os membros da equipe.
Outras partes interessadas importantes.
3. INTEGRIDADE OPERACIONAL
Adote um comportamento seguro em todos os momentos, respeitando a saúde e a segurança dos funcionários da SGS, de acordo com as políticas e procedimentos da SGS.
Cumpra sempre o Código de Integridade e Conduta Profissional da SGS.
Garantir que os membros da equipe cumpram os procedimentos e instruções de trabalho relevantes.
Atender sempre aos requisitos das normas ISO (9001, 14001 e 45001).
Investigar incidentes e preparar relatórios relevantes.
Participe de conversas/discussões sobre segurança com os membros da equipe.
Garantir que todos os resíduos produzidos pela SGS sejam descartados de forma ambientalmente sustentável.
Otimizar recursos para proteger o meio ambiente.
Habilitações
4. QUALIFICAÇÕES
4.1. Educação
Graduação em Secretariado ou Administração.
Outras áreas relevantes.
4.2. Experiência
Pelo menos 3 anos de experiência de trabalho em posição similar.
4.3. Experiência
Sistemático com forte capacidade de organização do trabalho.
Fortes habilidades de negociação e comunicação.
Capacidade de estabelecer e manter relacionamentos.
Boas habilidades verbais e escritas e capacidade de comunicação em todos os níveis.
Boas habilidades interpessoais.
Flexível, automotivado e entusiasmado.
Excelentes habilidades de planejamento e organização.
Excelentes habilidades administrativas, incluindo arquivamento e manutenção de registros.
Capaz de trabalhar efetivamente com orientação/supervisão mínima da gerência.
Comprometimento pessoal para alcançar alto desempenho no local de trabalho.
Capacidade de trabalhar sob pressão e cumprir metas e prazos.
Boa capacidade de resolução de problemas.
Proficiência em português e inglês (ler, escrever e digerir).
Excelentes habilidades em informática (Word, Excel, Power Point e Outlook).
Como se candidatar?
Envia os seus documentos para o seguinte endereço: https://jobs.smartrecruiters.com/oneclick-ui/company/SGS/publication/06fa5da3-dd7d-43e4-9ea7-cb62f856cf48?dcr_ci=SGS
Informações adicionais
https://www.sgs.com