Vaga para Assistente Administrativo de Projetos

Vaga para Assistente Administrativo de Projetos – Ascending | Palma

Entidade contratante: Ascending

Localização: Palma, Cabo Delgado

Tipo de oportunidade: Emprego

Regime: Tempo integral

Área: Administração, Gestão de Projetos e Construção Civil

Data de expiração: Indefinido

A Ascending está a recrutar um(a) Assistente Administrativo(a) de Projetos para integrar a sua equipa em Palma, Cabo Delgado. O profissional será responsável por prestar suporte administrativo, operacional e de coordenação, contribuindo para a execução eficiente das actividades do projeto.

A função envolve controlo de documentos, acompanhamento de cronogramas, gestão do escritório, comunicação com as partes interessadas, apoio às compras, relatórios, conformidade e coordenação de visitas de autoridades e VIPs.

Sobre a oportunidade

O(A) Assistente Administrativo(a) de Projetos terá um papel importante no apoio às operações do projeto, garantindo que informações, documentos, reuniões, cronogramas e actividades administrativas sejam devidamente organizados e acompanhados.

O profissional deverá ser organizado, atento aos detalhes e capaz de lidar com várias prioridades simultaneamente. A comunicação eficaz com equipas internas, fornecedores, clientes e outras partes interessadas será essencial.

Principais responsabilidades

Coordenação, comunicação e agendamento

• Apoiar o planeamento do projeto;
• Manter o controlo do cronograma, incluindo marcos, atrasos e dependências;
• Coordenar reuniões;
• Preparar atas de reuniões;
• Acompanhar as acções definidas nas reuniões;
• Garantir comunicação clara e atempada entre as partes interessadas;
• Acompanhar o progresso das actividades;
• Dar seguimento às entregas e compromissos do projeto.

Controlo de documentos

• Manter sistemas estruturados de controlo documental;
• Controlar versões dos documentos;
• Organizar a distribuição e arquivamento de documentos;
• Acompanhar submissões e aprovações;
• Controlar correspondências;
• Garantir que os registos estejam actualizados e precisos;
• Manter documentação preparada para auditorias.

Gestão do escritório

O profissional será igualmente responsável por apoiar a gestão das operações diárias do escritório local, garantindo que as actividades administrativas funcionem de forma organizada e eficiente.

• Gerir actividades administrativas do escritório;
• Coordenar logística e viagens;
• Apoiar o controlo de acesso ao local;
• Manter um ambiente profissional e organizado;
• Apoiar as necessidades administrativas das equipas.

Protocolo e coordenação de VIPs

Uma das componentes da função será apoiar a organização de visitas de autoridades, VIPs e outros convidados importantes.

• Planear visitas de VIPs;
• Coordenar visitas às instalações;
• Organizar compromissos oficiais;
• Preparar roteiros e materiais de apoio;
• Garantir padrões elevados de protocolo;
• Assegurar uma apresentação profissional durante as visitas;
• Manter a confidencialidade das informações relacionadas com as visitas.

Aquisição e apoio financeiro

O(A) Assistente Administrativo(a) de Projetos também prestará apoio aos processos administrativos e financeiros relacionados com compras e fornecedores.

• Apoiar requisições de materiais e serviços;
• Apoiar ordens de compra;
• Coordenar com fornecedores;
• Acompanhar actividades de aquisição;
• Acompanhar entregas;
• Apoiar a verificação de facturas;
• Apoiar processos de pagamento;
• Manter registos financeiros organizados e precisos.

Relatórios e conformidade

• Apoiar a elaboração de relatórios de progresso;
• Acompanhar informações relacionadas com cronogramas;
• Apoiar o acompanhamento de indicadores-chave;
• Garantir o cumprimento dos procedimentos do projeto;
• Garantir o respeito pelas políticas internas;
• Apoiar processos de auditoria;
• Organizar documentação para encerramento dos projetos.

Requisitos obrigatórios

• Diploma ou Licenciatura em Administração;
• Formação em Gestão de Projetos, Construção Civil ou área relacionada;
• 3 a 5 anos de experiência em administração de projetos;
• Experiência na área da construção civil constitui uma vantagem;
• Familiaridade com sistemas de controlo de documentos;
• Conhecimentos de ferramentas de planeamento;
• Conhecimentos de MS Project ou Primavera;
• Domínio do pacote Microsoft Office;
• Conhecimentos de sistemas de gestão de projetos, como Procore, SAP ou Aconex.

Competências profissionais

• Excelentes capacidades de comunicação;
• Boa capacidade de coordenação;
• Excelente organização;
• Atenção aos detalhes;
• Capacidade de gerir várias prioridades;
• Capacidade de trabalhar num ambiente dinâmico;
• Profissionalismo;
• Discrição e confidencialidade;
• Confiabilidade;
• Capacidade de trabalhar em equipa;
• Boa capacidade de acompanhamento e controlo.

Factores-chave para o sucesso

Para desempenhar esta função com sucesso, o profissional deverá demonstrar capacidade de comunicação eficaz com as partes interessadas, manter um sistema documental preciso e apoiar de forma consistente o acompanhamento dos cronogramas e entregas do projeto.

A organização eficiente do escritório, a coordenação de visitas e o relacionamento profissional com clientes, fornecedores e autoridades também serão importantes para o bom desempenho da função.

Oportunidade profissional em Palma

Esta oportunidade pode ser interessante para profissionais de Administração, Gestão de Projetos e Construção Civil que procuram desenvolver a sua carreira num ambiente de projectos e operações.

A experiência com ferramentas de gestão documental, planeamento e sistemas utilizados em projectos poderá representar uma vantagem para os candidatos.

Como preparar o Curriculum Vitae

Os candidatos devem apresentar um CV actualizado, destacando a formação académica, experiência em administração de projetos, conhecimentos de ferramentas informáticas e experiência relacionada com construção civil, quando aplicável.

É recomendável destacar experiências envolvendo controlo documental, cronogramas, reuniões, fornecedores, compras, relatórios, logística e coordenação de equipas.

Informação importante para candidatos

Antes de aceitar qualquer oportunidade de emprego, confirme sempre as condições apresentadas pela entidade contratante, incluindo local de trabalho, requisitos, documentação e demais condições aplicáveis.

Nunca pague dinheiro para garantir uma vaga de emprego. Desconfie de pessoas que solicitem pagamentos em troca de recrutamento, entrevistas ou garantia de contratação.

Evite igualmente partilhar PINs, senhas, códigos de confirmação ou informações bancárias com pessoas não autorizadas.

Resumo da oportunidade

Cargo	Assistente Administrativo(a) de Projetos
Entidade	Ascending
Localização	Palma, Cabo Delgado
Área	Gestão e Assessoria / Construção Civil
Experiência	3 a 5 anos em administração de projetos
Nível académico	Licenciatura
Data de expiração	Indefinido

Como candidatar-se

Os candidatos interessados devem consultar a página oficial da oportunidade e seguir as instruções disponibilizadas pela Ascending para submeter a candidatura.

📩 CANDIDATAR-ME À VAGA

Candidatura através da página oficial da Ascending.