Vaga para Oficial De Administração
A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) pretende recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Maputo.
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Sumário do Projecto
A Organização Comunitária para Saúde e Desenvolvimento (OCSIDA) é uma organização não governamental moçambicana fundada em 2005. A OCSIDA tem mais de 16 anos de experiência em projectos de HIV e desenvolvimento, incluindo a implementação de projectos de crianças órfãs e vulneráveis (COVs), intervenções para Raparigas adolescentes e mulheres jovens (RAMJ), “Determinadas, Resilientes, Empoderadas, Livres de Sida, Mentoradas e Seguras” (DREAMS) e água e saneamento. Actualmente está a implementar projectos nas províncias de Gaza, Maputo Província e Maputo Cidade.
A OCSIDA está a implemtar o projecto FILOVC financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto é liderado pela OCSIDA, e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Maputo, Gaza e Inhambane) e de assistência técnica (FHI 360). O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Gaza, Inhambane, Maputo Província e Maputo Cidade.
Propósito do Cargo
O Oficial de Administração gere as funções administrativas do projecto FILOVC. Ele/ela vai estabelecer uma estrutura de arquivo para o projecto, para, depois, manter os arquivos electrónicos do projecto actualizados e acessíveis. Ele/ela irá gerir um calendário central de viagens e eventos. Ele/ela irá articular com todos os departamentos necessários, para facilitar os processos do projecto e a comunicação. Isto inclui assegurar que o pessoal do projecto está a seguir os procedimentos necessários, está a entender e propor soluções quando ocorrerem bloqueios ou atrasos. Esta pessoa também será chamada a providenciar orientação e apoio às Organizações de base comunitária (OCBs) no estabelecimento de sistemas administrativos gerenciáveis. A pessoa será responsável pela gestão dos escritórios, gestão de consumíveis, manutenção de equipamento do projecto, incluindo meios circulantes, escritório, frota, etc. Esta pessoa vai prestar apoio ao gestor de procurement em aspectos relacionados com processos de aquisições de bens e serviços na organização.
Funções Específicas
Administração
Estabelecer e manter um sistema de arquivo do projecto para assegurar que as versões finais dos documentos do projecto e a correspondência são apropriadamente arquivadas e acessíveis;
Coordenar os planos de actividades com as diferentes equipes para facilitar a utilização dos meios;
Verificar a completudo dos arquivos dos deliverables ligados aos planos de actividades das equipes, por exemplo, relatórios de viagens, de formações, entre outras actividades;
Supervisionar a utilização da plataforma de arquivos pelos restantes membros da equipe;
Manter o calendário de eventos e viagens do projecto actualizado;
Assegurar a organização e apresentação de eventos de qualidade;
Articular com os escritórios provinciais sobre as funções administrativas, providenciando formação e apoio aos Oficiais Provinciais e assistentes de Administração conforme necessário;
Actuallizar trimestralmente e sempre que necessário o Inventário do Projecto;
Apoiar na gestão de contratos de arrendamento e outros;
Apoiar na na gestão de frota;
Apoiar na actualizacao dos trackers;
Monitorar a conformidade com as Regras e Regulamentos da USAID conforme as actividades atribuídas, por exemplo, Desenvolvimento de Marca e Publicidade;
Supervisionar o escritório, as equipes de segurança, manutenção e limpeza;
Providenciar formação ou assistência técnica às organizações parceiras em matéria de funções administrativas;
Capacitar e supervisionar os assistentes administrativos.
Procurement
Fornecer apoio em suprimentos, aquisições e logística do Projecto;
Desempenhar as funções de compra, incluindo a solicitação de cotações, prazos de entrega e serviços pós-venda com os fornecedores;
Preparar toda a documentação necessária para os processos de compras;
Seguimento com os fornecedores para garantir a entrega atempada de bens e serviços;
Fazer seguimento e monitoria de contratos para eficiente cumprimento dos termos contratuais;
Manutenção e actualização de sistemas de aquisições e registros, arquivos electrónicos e físicos;
Garantir que toda informação atinente ao procurement esteja devidademte organizada e arquivada;
Auxiliar no processo de preparação e organização documental para análise do comité de procurement;
Dar seguimento ao fluxo documental, assinaturas e aprovaçoes de processos;
Garantir o bom recebimento, registo e expedição de materiais a nível do escritório sede para os escritórios distritais, provinciais e parceiros de implementação. entregas para o escritório;
Efectuar visitas regulares aos fornecedores sempre que necessário;
Servir de ponto focal para recebimento e confirmação de qualidade dos bens e serviços fornecidos a organização;
Dar necesserário suporte na organização e apresentação de eventos de organização, providenciando apoio aos Oficiais Provinciais e Assistentes conforme necessário.
Condições de Trabalho
Esta posição estará baseada no escritório central da OCSIDA em Maputo, com deslocações periódicas para os distritos de implementação do projecto FILOVC.
Requisitos
Competências e Conhecimentos
Capacidade de trabalhar de forma eficaz como membro de equipa muito cooperativo;
Experiência em questões de protecção e segurança, especialmente em projectos com múltiplos escritórios de campo;
Capacidade de superação e adaptação às mudanças.
Qualificações, Habilidades, e Experiências requeridas
Formação de nível Universitário em Administração ou outras áreas afins;
5 anos de experiência demonstrada em gestão/ gestão administrativa de programas de assistência ao desenvolvimento internacional com elevada responsabilidade;
Mínimo de 2 anos de experiência comprovada em gestão de funções similares para um escritório com pelo menos 20 funcionários;
Experiência na liderança e gestão dos aspectos de aquisição e aquisição de projectos financiados pela USAID, incluindo uma compreensão demonstrada dos regulamentos aplicáveis e relacionados a aquisições;
Capacidade organizacional e interpessoal excelente, incluindo habilidade de resolução de problemas;
Alto nível de atenção aos detalhes. Capaz de gerir com sucesso as múltiplas prioridades de tarefas;
Domínio de informática em Microsoft Word, Excel e ser capaz de aprender rapidamente o uso de outros aplicativos;
Alto nível de fluência em português profissional escrito e oral. Fluência em inglês escrito e oral;
Esta descrição de tarefas resume as principais funções do trabalho. Não prescreve nem restringe as tarefas exactas que podem ser atribuídas para realizar essas funções. Este documento não deve ser interpretado de forma alguma como um contrato de trabalho. Reservamos o direito de revisar este documento a qualquer momento.
Exigências
Carta de Motivação (1 página);
Curriculum Vitae (máximo de 3 páginas) e dados de contacto de três referências profissionais.
Processo de Candidatura
Para se candidatar a esta vaga envie seus detalhes por e-mail para recrutamento@ocsida.org.mz
Data de validade: Agosto 5, 2024
Localização: Maputo
Nota: Se não forem encontrados candidatos adequados, a vaga permanecerá aberta até ser preenchida. O assunto do email DEVE ser o nome do cargo e distrito, do contrário, será um factor de exclusão.