Vaga para Oficial de Administração
A AMASI está a implementar o projecto antecipado de COV e DREAMS (FILOVC) financiado pela USAID com uma duração de 5 anos (2022-2027). O projecto será liderado pela AMASI e implementado em conjunto com um consórcio de organizações de implementação (OSCs em Cabo Delgado, Nampula e Niassa) com a FHI 360 como parceiro de assistência técnica e Ovarelelana como parceiro local de implementação.
O projecto integra as componentes de COVs, DREAMS e Prevenção Primária para Adolescentes (PPA) e será implementado nas províncias de Cabo Delgado, Nampula e Niassa.
A AMASI está a recrutar 1 (um/a) Oficial de Administração baseado na Província de Nampula – Cidade de Nampula
Reporta ao: Oficial Sénior de Administração e Finanças
Resumo do Cargo:
O Oficial de Administração irá prestar apoio administrativo ao pessoal, conforme necessário e ser responsável por apoiar a organização de reuniões, formações, etc.
Administração:
1. Gestão Diária: Supervisionar e coordenar as atividades diárias de administração, incluindo a gestão de instalações, serviços gerais e logística de suprimentos para o escritório.
2. Políticas e Procedimentos: Desenvolver e implementar políticas e procedimentos administrativos, incluindo logística e armazéns, eficazes para garantir a fluidez e eficiência das operações.
3. Gestão de Activos: gestão de inventário, incluindo a manutenção da documentação exigida e da lista de inventário, garantindo a sua actualização e a realização de controlos físicos de inventário, preparação dos relatórios de inventário exigidos, e outras funções relativas ao controlo de inventário
Administrativo-Financeira:
· Solicitação de Pagamentos;
· Assegurar o seguimento/observância dos procedimentos definidos no manual de finanças;
· Garantir que os pagamentos aos fornecedores e colaboradores sejam realizados de forma rápida observando os procedimentos de compra e pagamento da AMASI;
· Verificar todas as despesas do escritório e certas despesas de Pemba e Niassa de acordo com o manual de finanças;
· Garantir que qualquer discrepância de caixa seja investigada (e reportada Ao Gestor/a se não for identificada);
· Manter uma programação de pagamentos de contractos;
· Enviar feedback personalizado a cada membro da equipe de contabilidade (província) listando erros e explicando as correcções a serem feitas dentro do programa de contabilidade;
· Verificar e manter os arquivos financeiros organizados e completos de acordo com os requisitos da organização;
· Receber e verificar todos os documentos (VD / Recibos, Facturas) devidamente aprovados;
· Em coordenação com os Oficiais de Programa fazer pedido de fundos trimestrais e necessidades de apoio às províncias;
· Assegurar o cálculo correcto de todos os impostos relevantes de acordo com as obrigações legais (INSS, IRPS, impostos sobre serviços, IVA, direitos de importação, licenças etc);
· Assegurar o pagamento atempado e a devida apresentação de todos os documentos fiscais (incluindo isenções) / Declarações periódicas / documentos de apoio / provas de pagamento);
· Elaborar os relatórios financeiros da AMASI para os doadores de acordo com os contratos;
· Monitorar a liquidez das contas da AMASI por forma a garantir a cobertura das previsões orçamentais
· Analise da execução financeira dos projectos com os gestores e oficiais dos projectos;
· Desenvolver ferramentas e formulários relevantes (ou sugerir melhorias as existentes) para ajudar o pessoal a registar e acompanhar os custos correntes de forma adequada e consistente (incentivos, diárias, utilidades, reembolsos, adiantamentos etc.);
Administração:
· Apoiar actividade de índole administrativo, podendo prestar apoio a diversos departamentos: (Administração, Finanças, Programas e etc.);
· Assegurar os pagamentos de despesas de funcionamento do Escritório;
· Apoiar ao Responsável de Administração e das Finanças/ Oficial RH na tramitação de assuntos nas entidades competente, sempre que necessário;
· Digitar cartas, relatórios, apresentações e outros documentos;
· Gerir e responder a correspondência diversa;
· Contribuir com sugestões para melhoria do desempenho administrativo dos diferentes sectores;
· Receber os Pedidos de Compras aprovados para preparar e organizar todo procedimento necessários para o seu pagamento; – (Serviços, bens, alojamento, sala, e aluguer de viaturas)
· Apoiar na organização de viagens da equipa e formações, e cumprir com outras responsabilidades que venham a ser claramente identificadas, necessárias à prossecução dos objectivos da organização no âmbito das suas competências;
Outras:
· Apoiar as actividades logísticas;
· Outras tarefas conforme a necessidade.
Candidatura: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSds7XfBX8sEwbMkUj0MqzemhZA_EkfbMuJP0WXh1KAKSApuHg/viewform