Vaga para Assistente Executivo e Coordenador Administrativo

Vaga para Assistente Executivo e Coordenador Administrativo na Heading Moçambique – Maputo

Empresa: Heading Moçambique

Localização: Maputo (Cidade)

Vagas: 1

Categoria: Gestão e Assessoria, Recursos Humanos, Administração e Secretariado, Contabilidade e Finanças

Nível Académico: Indefinido nos detalhes da vaga; os requisitos mencionam formação superior ou técnico-profissional em área relacionada.

Data de Expiração: 31/10/2026

A Heading Moçambique está a recrutar um Assistente Executivo e Coordenador Administrativo para trabalhar na cidade de Maputo. A oportunidade destina-se a profissionais com experiência sólida em assistência executiva, coordenação administrativa e organização das operações de escritório.

O profissional seleccionado prestará apoio directo à Direcção-Geral, assegurando a organização de agendas, reuniões, viagens, correspondência e documentação institucional. Terá igualmente responsabilidades na coordenação de serviços administrativos, acompanhamento de fornecedores, controlo de pequenas despesas, organização de processos de concursos e apoio às actividades de Recursos Humanos.

A função exige um perfil organizado, discreto e proactivo, capaz de lidar com informações confidenciais, gerir várias prioridades e acompanhar tarefas com prazos exigentes. Os conhecimentos de contabilidade, contratação, gestão documental e procedimentos internos também são importantes para o desempenho das responsabilidades descritas.

O anúncio solicita um mínimo de cinco anos de experiência em funções semelhantes e excelente domínio do português e do inglês, tanto na comunicação oral como escrita. A experiência em sectores como saúde, equipamentos médicos, indústria farmacêutica ou laboratórios constitui uma vantagem adicional.

Se tens experiência em assistência à direcção, gestão de escritório ou coordenação administrativa, esta oportunidade poderá ser relevante para a tua carreira. Recomendo que prepares um currículo actualizado, destacando as responsabilidades executivas e administrativas que já desempenhaste.

Principais responsabilidades do Assistente Executivo e Coordenador Administrativo

De acordo com o anúncio, o profissional deverá assegurar o apoio à Direcção-Geral e coordenar diferentes processos administrativos da organização. As principais responsabilidades incluem:

1. Assistência directa à Direcção-Geral

• Prestar assistência directa à Direcção-Geral.
• Gerir a agenda, as reuniões, as viagens, os compromissos e a correspondência da Direcção-Geral.
• Preparar actas, relatórios, apresentações, cartas e outros documentos institucionais.
• Organizar informações e documentos necessários para reuniões e decisões da direcção.
• Garantir o acompanhamento das tarefas e dos compromissos assumidos.
• Tratar informações sensíveis e confidenciais com elevado sentido de responsabilidade.

2. Coordenação administrativa e gestão do escritório

• Assegurar a organização e o funcionamento diário do escritório.
• Coordenar fornecedores, serviços gerais, manutenção e necessidades administrativas.
• Gerir o economato e acompanhar a disponibilidade dos materiais necessários ao funcionamento do escritório.
• Manter os arquivos físicos e digitais devidamente organizados.
• Apoiar a implementação e manutenção dos procedimentos internos.
• Contribuir para a melhoria dos processos administrativos e dos sistemas de qualidade.

3. Controlo de pequenas despesas e documentação financeira

• Gerir e controlar o petty cash, ou fundo de caixa para pequenas despesas.
• Manter registos actualizados das despesas realizadas.
• Recolher e organizar comprovativos de pagamentos.
• Realizar reconciliações e preparar a prestação de contas do fundo de caixa.
• Acompanhar documentos relacionados com pagamentos, facturação e obrigações administrativas.

4. Apoio a concursos públicos e privados

• Pesquisar oportunidades de concursos públicos e privados.
• Acompanhar e apoiar a preparação dos processos de candidatura.
• Organizar documentação administrativa, legal, técnica e financeira exigida nos concursos.
• Controlar prazos de submissão e pedidos de esclarecimento.
• Acompanhar garantias e outras obrigações relacionadas com os processos de contratação.
• Garantir que os documentos necessários sejam organizados e disponibilizados dentro dos prazos estabelecidos.

5. Coordenação do motorista e das viaturas

• Coordenar e supervisionar as actividades do motorista.
• Organizar a agenda de deslocações e acompanhar as necessidades de transporte.
• Acompanhar a manutenção das viaturas.
• Controlar a documentação relacionada com os veículos.
• Contribuir para a organização e o cumprimento dos compromissos de transporte da Direcção-Geral.

6. Ligação com a contabilidade

• Estabelecer a ligação entre a Direcção-Geral e o contabilista.
• Acompanhar pagamentos, facturação e documentos contabilísticos.
• Controlar prazos relacionados com obrigações fiscais e administrativas.
• Organizar e encaminhar a documentação financeira necessária.
• Acompanhar pendências documentais e procurar assegurar o cumprimento dos prazos aplicáveis.

7. Apoio à gestão de Recursos Humanos

• Apoiar os processos de recrutamento.
• Organizar e acompanhar contratos de trabalho e documentação dos trabalhadores.
• Apoiar o controlo da assiduidade, férias e avaliações de desempenho.
• Manter os arquivos de Recursos Humanos organizados e actualizados.
• Apoiar os procedimentos administrativos relacionados com a gestão dos trabalhadores.

8. Qualidade, certificações e controlo documental

• Apoiar a implementação e manutenção de procedimentos internos.
• Contribuir para os sistemas de gestão da qualidade e processos de certificação.
• Organizar documentos necessários para auditorias e processos de certificação.
• Manter registos físicos e digitais acessíveis e devidamente arquivados.
• Tratar toda a informação confidencial com discrição e responsabilidade.

Requisitos para se candidatar

Segundo o anúncio, os candidatos devem reunir as seguintes qualificações e competências:

• Formação: formação superior ou técnico-profissional em Administração, Gestão, Secretariado Executivo, Recursos Humanos, Contabilidade ou área relacionada.
• Experiência profissional: mínimo de cinco anos em funções de assistência executiva, coordenação administrativa ou gestão de escritório.
• Apoio executivo: experiência comprovada no apoio a Directores-Gerais, administradores ou outros cargos executivos.
• Gestão administrativa: experiência em coordenação administrativa, controlo de petty cash e gestão de equipas de apoio.
• Concursos: conhecimentos sobre concursos públicos e preparação de processos de contratação.
• Contabilidade: conhecimentos básicos de contabilidade, facturação, controlo de pagamentos e organização de documentos financeiros.
• Recursos Humanos: conhecimentos de gestão de Recursos Humanos e legislação laboral constituem uma vantagem.
• Línguas: excelente domínio do português e do inglês, falado e escrito.
• Informática: domínio do Microsoft Office, particularmente Outlook, Word, Excel e PowerPoint.
• Comunicação e organização: excelentes capacidades de comunicação, planeamento, organização e acompanhamento de tarefas.
• Responsabilidade: elevado sentido de confidencialidade, liderança, iniciativa e atenção ao detalhe.
• Gestão de prioridades: capacidade de trabalhar sob pressão, gerir várias tarefas e cumprir prazos.

Competências adicionais valorizadas

O anúncio identifica algumas experiências e conhecimentos que poderão constituir vantagens relevantes durante o processo de selecção:

• Experiência no sector da saúde, equipamentos médicos, indústria farmacêutica, hospitalar ou laboratorial.
• Conhecimentos de sistemas de gestão da qualidade e certificações internacionais, nomeadamente ISO 9001.
• Familiaridade com controlo documental, procedimentos operacionais, auditorias e documentação regulatória.
• Experiência na preparação e organização de processos de certificação e documentação de fabricantes.
• Conhecimentos de processos de importação, logística e contratação de fornecedores.

Estas competências adicionais podem ser particularmente úteis em organizações que trabalham com produtos técnicos, equipamentos especializados ou processos sujeitos a requisitos de qualidade e conformidade documental.

O que faz um Assistente Executivo e Coordenador Administrativo?

Esta função combina duas áreas importantes: assistência directa à gestão de topo e coordenação das operações administrativas. O objectivo é permitir que a Direcção-Geral tenha acesso à informação necessária, mantenha os seus compromissos organizados e consiga acompanhar os processos internos de forma eficiente.

Na componente executiva, o profissional gere agendas, prepara reuniões, organiza viagens, redige documentos e acompanha compromissos. É necessário compreender as prioridades da direcção e garantir que as informações relevantes são disponibilizadas de forma clara e atempada.

Na componente administrativa, a função envolve o funcionamento diário do escritório, a coordenação de fornecedores, a gestão documental, o acompanhamento de despesas e o apoio aos processos internos. Dependendo das necessidades da organização, pode também incluir actividades relacionadas com Recursos Humanos, contabilidade e concursos.

Por lidar com documentação financeira, informações dos trabalhadores e comunicações da direcção, o profissional deve respeitar a confidencialidade e seguir os procedimentos internos. A capacidade de antecipar necessidades, organizar prioridades e resolver problemas administrativos é especialmente importante.

Como preparar uma candidatura competitiva

Para concorrer a esta oportunidade, recomendo que prepares um currículo profissional que destaque a tua experiência em assistência executiva, gestão de escritório e coordenação administrativa.

1. Apresenta claramente a tua experiência

Indica as funções que desempenhaste, o nome das organizações onde trabalhaste e o período de experiência em cada posição. Se já prestaste apoio a um Director-Geral, administrador ou outro responsável executivo, descreve as principais tarefas que realizavas.

2. Destaca as competências administrativas

Inclui exemplos de actividades relacionadas com gestão de agendas, preparação de relatórios, organização documental, coordenação de fornecedores, controlo de despesas e acompanhamento de prazos, desde que correspondam à tua experiência real.

3. Valoriza os conhecimentos de informática

O domínio do Outlook, Word, Excel e PowerPoint é expressamente mencionado. Indica o teu nível de conhecimento e destaca a utilização destas ferramentas em tarefas administrativas, relatórios, apresentações e organização de informação.

4. Demonstra o teu domínio das línguas

O português e o inglês são requisitos importantes. Prepara-te para comunicar profissionalmente nas duas línguas e descreve de forma honesta as tuas competências de comunicação oral e escrita.

5. Realça a responsabilidade e a confidencialidade

Como a função envolve informações sensíveis, podes destacar experiências que demonstrem discrição, rigor na gestão documental e responsabilidade no tratamento de informação profissional.

6. Confirma todos os documentos antes de enviar

Revê o currículo, confirma os teus contactos e verifica se as informações apresentadas são correctas. Consulta também o anúncio original para seguir as instruções de candidatura da Heading Moçambique.

O que é oferecido?

O anúncio disponibilizado não especifica o salário, o tipo de contrato, os benefícios ou o horário de trabalho. Também não apresenta detalhes sobre subsídios ou outras condições associadas à função.

Por isso, não é possível confirmar a remuneração ou as condições contratuais com base nas informações fornecidas. Os candidatos poderão procurar esclarecimentos junto da entidade responsável pelo recrutamento durante o processo de selecção.

Como candidatar-se?

Os interessados devem consultar o anúncio completo e submeter a candidatura através do portal Emprego.co.mz.

Antes de enviares o currículo, confirma se cumpres os requisitos de formação, experiência profissional e domínio das línguas indicadas.

CANDIDATAR-SE AGORA

Prazo de candidatura: 31 de Outubro de 2026

Nota: apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados, de acordo com o anúncio.

Perguntas frequentes sobre a vaga

1. Quantas vagas estão disponíveis?

O anúncio indica uma vaga para Assistente Executivo e Coordenador Administrativo.

2. Onde fica a oportunidade?

A vaga está localizada na cidade de Maputo, Moçambique.

3. Qual é a empresa responsável pelo recrutamento?

A oportunidade é divulgada pela Heading Moçambique.

4. Qual é a formação académica exigida?

O nível académico aparece como indefinido nos detalhes da vaga. Contudo, os requisitos mencionam formação superior ou técnico-profissional em Administração, Gestão, Secretariado Executivo, Recursos Humanos, Contabilidade ou área relacionada.

5. Quantos anos de experiência são exigidos?

O anúncio exige um mínimo de cinco anos de experiência em assistência executiva, coordenação administrativa ou gestão de escritório, incluindo experiência comprovada no apoio a cargos executivos.

6. É necessário saber inglês?

Sim. O anúncio exige excelente domínio do português e do inglês, tanto falado como escrito.

7. Qual é o salário oferecido?

O salário não foi especificado nas informações disponibilizadas.

8. Como posso candidatar-me?

Deves aceder ao anúncio através do link indicado nesta publicação e seguir as instruções disponíveis no portal Emprego.co.mz.

9. Qual é o prazo de candidatura?

A data de expiração indicada é 31 de Outubro de 2026.

10. Todos os candidatos receberão uma resposta?

O anúncio informa que apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados.

Informação importante

A Mozjobs divulga oportunidades de emprego para facilitar o acesso dos candidatos à informação profissional disponível. A publicação desta vaga não significa que a Mozjobs seja responsável pelo recrutamento ou que possa garantir uma entrevista ou contratação.

Antes de enviares os teus documentos pessoais, confirma os dados da oportunidade e segue as instruções do anúncio original. Não efectues pagamentos a terceiros com a promessa de garantir uma entrevista, facilitar a selecção ou assegurar a contratação.

Como esta função envolve acesso a informações executivas, financeiras e administrativas, é importante demonstrar responsabilidade, discrição e profissionalismo durante todo o processo de candidatura.

Para acederes ao site da Mozjobs através do telemóvel, confirma se tens dados móveis ou uma ligação Wi-Fi disponíveis. Se tiveres dificuldades no acesso ao site ou na consulta das oportunidades, podes procurar orientação através dos canais oficiais da Mozjobs.

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Prepara-te para apresentar a tua experiência, demonstrar as tuas competências e responder às perguntas dos recrutadores com clareza e profissionalismo.

Fonte da oportunidade: Heading Moçambique, através do anúncio “Assistente Executivo e Coordenador Administrativo” divulgado no Emprego.co.mz.

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