Vaga para Estagiário de Administracão (f/m)
OBJECTIVO DA POSIÇÃO
Prestar apoio administrativo eficaz e profissional, que responda devidamente aos serviços solicitados, incluindo a reserva de hoteis, conservação dos bens do escritório, contribuição para a optimização dos processos operacionais, em estreita observância das normas e regulamentos da Helen Keller e dar suporte em todos assuntos administrativos inerentes ao trabalho de recepcionista e realizar tarefas gerais de secretariado.
Responsabilidades
Área Administrativa
Receber e encaminhar toda a documentação relacionada com correspondências, facturas e despesas de trabalhadores etc
Garantir a boa apresentação do escritório
Receber e direcionar todas e quaisquer preocupações relativas ao escritório no geral
Receber e encaminhar visitas
Auxiliar no arquivo adequado de toda a documentação do escritório
Solicitar cotações e propostas conforme solicitado
Apoiar na reserva de hoteis para visitas
Auxiliar na elaboração de acordos de prestação de serviços para aprovação.
Auxiliar na preparação de processos para o pagamento de provedores de serviço e apoiar no controlo dos pagamentos
Auxiliar no controlo de datas de renovação de licenças, locação etc
Auxiliar na requisição e aquisição de todos os consumíveis do escritório no geral e garantir a gestão adequada de qualquer estoque da Helen Keller Int.
Auxiliar no desenvolvimento e manutenção de uma base de dados de fornecedores (vendedores) da HKI – Tete .
Preparar e/ou receber, os pedidos de pagamentos e apoiar efectuando a primeira verificação com vista a assegurar a conformidade com os requisitos de pagamento se necessessário e assegurar que estes estejam devidamente assinados e revistos por RH e ou Finanças e pelo Director;
Participar e auxiliar no planeamento e organização de qualquer evento da HKI- Tete
Apoiar no agendamento, participar em reuniões e auxiliar na elaboração de das respectivas actas
Apoiar na organização de viagens dos colaboradores;
Manter uma lista de contactos da HKI – Tete
Gestão de Propriedades e Escritórios
Auxiliar na inspecção da propriedade, e identificar locais com necessidade de reparação e manutenção
Auxiliar na organização dos documentos necessários para o pagamento pontual de todos os alugueis e contas de serviços públicos.
Auxiliar na manutenção da apresentação do escritório (interior e exterior)
Auxiliar em quaisquer problemas de segurança a serem abordados e de maneira oportuna.
Qualificações Académicas
Licenciatura em Administração/Gestão de Empresas, Administração Publica ou qualquer área afim
Experiências e Competencias
Experiência como assistente administrativo constitui vantagem
Conhecimento de procedimentos de gestão de escritório
Conhecimento prático de equipamentos de escritório, como impressoras, scan etc
Proficiência em MS Office (MS Excel e MS PowerPoint)
Excelentes habilidades de gestão de tempo e capacidade de priorizar o trabalho
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita
Como se candidatar
Os candidatos interessados deverão enviar os seus CVs e carta de motivação para o Email: [email protected] . Deverão portanto indicar no Assunto a posição a que se candidatam. O prazo para submissão de candidaturas é 20 de Agosto de 2024