Vaga para Secretária Recepcionista

 Vaga para Secretária Recepcionista

Descrição da Vaga

A Solidar Suíça é uma organização não-governamental que trabalha no campo de cooperação para o desenvolvimento e ajuda humanitária em Moçambique e outros países de África, América Latina, Ásia e Europa de Leste.

Em Moçambique, Solidar Suíça esta presente há mais de 39 anos, trabalhando nos programas de Democracia, Economia e Trabalho e Assistência Humanitária na região centro dos pais, nas províncias de Tete, Sofala e Manica neste É neste contexto que a Solidar Suíça pretende contratar uma Secretária Recepcionista, tendo para tal elaborado o presente Termo de Referencia.

OBJECTIVO DA FUNÇÃO:

Garantir à recepção (visitas), controlo de acessos e triagem das comunicações recebidas (telefonemas, cartas, e-mails, mensagens etc.) do escritório da Solidar Suisse em Chimoio. Organizar a distribuição de cartas recebidas e enviadas ou comunicações oficiais aos parceiros

Auxiliar a Gerência da Solidar na (organização de reuniões, reservas de salas, alojamento e passagens aérea) ; e no contato com provedores de serviços e redação de protocolos de reuniões.

Auxiliar o representante do país e outros membros da equipe de gestão na redação de cartas oficiais em português.

Garantir o fluxo de informação dentro e fora da organização de (correspondências e outras informações delegadas)

Estabelecimento e gestão de arquivo de correspondência e contactos internos e externos.

RESPONSABILIDADES:

 A Secretária é responsável das tarefas que lhe são delegadas pelo Representante do País na administração

a) Principais tarefas:Recepção·

Organizar e assegurar os serviços de recepção nos escritórios de Chimoio;

Organizar o controlo de acesso das pessoas que visitam o escritório em cooperação com o serviço de segurança e realizar um registo adequado;

Organizar a distribuição de comunicações recebidas e enviadas via telefone, cartas, pacotes ou outros bens;

Garantir presença na recepção durante o horário oficial de trabalho;

Organizar reposição em caso de licença (férias ou outros motivos);

Atualizar a lista de contactos de todos os funcionários e parceiros do Solidar (números de telefone, etc.);

Endossar e enviar a correspondência da organização para diversos destinos e garantir a sua recepção;

Atualizar e arquivar informações de interesse da organização

Gerenciamento

 Auxiliar a equipe de Gestão Solidar na organização de reuniões e reservas de quartos adequados, etc…

 Conforme a demanda manter contato com prestadores de serviços para eventos, reservas, hotéis, etc…

Organizar reuniões e garantir o protocolo das reuniões de gestão em português;

 Elaborar cartas oficiais em português (quando necessário) para comunicar formalmente com entidades governamentais locais relevantes ou outros parceiros;

Manter calendário de localização da equipe;

Preparação de documentos administrativos e outros com um nível aceitável de velocidade e precisão (contratos, cartas, memorandos, etc.);

Fazer reservas de hospedagem e passagens para viajantes;

Gerenciar o escritório do coordenador (Arquivo, Agenda e Consumíveis);

Fazer actas de reuniões da equipe de gestão e com parceiros;

Executar outras tarefas conforme indicado no interesse da organização e dentro de suas competências técnicas e profissionais

b)Tarefas temáticas e conceptuais

Participar de eventos estratégicos ou de planejamento do Solidar

c) Tarefas de Coordenação no Gabinete solidar

Nenhuma

d) Tarefas especiais de acordo com instruções

 Assumir tarefas especiais (por exemplo, pessoa focal) de acordo com as instruções do Representante do País ou do seu substituto (Direção Financeira e RH);

No caso de um desastre grande e extraordinário em Moçambique ou região, o titular do cargo pode ser instruído a suspender temporariamente o trabalho regular de acordo com as especificações e designado pelo Representante do País;

Execute tarefas instruídas. O período de tempo para assistir equipa de resposta humanitária em caso de desastre ou emergência durante esse período será determinado ad hoc.

Competências

Desenvolver e implementar as estratégias da Solidar, pensar a longo prazo e externamente, a fim de moldar positivamente a organização;

Demonstrar compreensão do impacto do próprio papel em todos os parceiros e sempre colocar o beneficiário final em primeiro lugar;

Construir e manter fortes relacionamentos internos e externos.

Como se candidatar?

Endereço: Rua da Zâmbia 524, Bairro 2 – Chimoio

Email: recruitment@solidarmoz.org

Validade: 19 de Janeiro de 2024

Local: Cidade de Chimoio

N.B: Apenas candidatas pré-selecionadas serão contactados para passos subsequentes, encorajamos candidaturas de Mulheres.